根据国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《陕西省档案管理条例》等有关规定，为使档案资料更好地为我院教学、科研、党政管理和社会服务，既要最大限度地满足利用者需要，又要维护档案资料保密和安全，结合我院实际，制定本办法。

1．凡属本院教职工，因工作需要，经主管领导批准，说明查阅目的和内容，即可查阅已开放的档案资料，并可摘录和复制。

2．查阅未开放的密级档案，属于本部门的，需凭本部门领导同意证明；查阅其它部门的，需经立卷单位的领导审批；查阅学生成绩，须经教务科开具证明，方可查阅。

3．密级档案，一般不供查阅。如工作需要，根据内容，由党政办公室主任审批；查阅有关组织，人事等方面档案资料，须经主管部门的领导审批，方可查阅。

4．查阅上级发来的文件，一般按阅读范围查阅；凡不属阅读范围的，可根据文件内容，经有关领导审批后，方可查阅。

5．外单位或个人因工作需要，来校查阅已开放的档案，需凭单位正式查档介绍信，经档案室主任同意后，方可查阅；查阅有关人事档案，调查证明材料等，需凭单位正式介绍信，经院主管部门领导审批后，方可查阅；如需利用的档案涉及密级档案，需经院有关领导和党政办主任批准。

6．港澳台同胞、海外华侨要求查阅已开放的档案，需经有关主管部门介绍，经有关院领导批准后，方可查阅。

7．下列档案不予开放：

（1）涉及学院专利或个人技术秘密的；

（2）涉及有关人事方面及其个人隐私的；

（3）档案形成部门所规定的、限制利用不予开放的。

8．查阅、摘抄、复制下列档案、资料，必须经院领导及党政办公室主任批准：

（1）院党委会记录、院长办公会议记录；

（2）重要的、珍贵的、易破损的珍贵档案资料；

（3）所有人事档案；

（4）所有财务档案。

9．查阅者需要复制、摘抄未开放的档案、资料，需经档案室主任同意，重要的须经党政办主任批准。

10．摘抄、复制档案资料，必须由档案管理人员协同办理。并经核查、校对、准确无误后，注明年、月、日时间，填写页码号，利用者填写《档案利用登记本》，加盖档案章后，方可取走。